Funzioni VTE, la gestione dei processi

Le funzioni evolute di VTE permettono di gestire in modo semplice processi di Vendita, processi di gestione Ticketing, processi di comunicazione, processi di autorizzazione documentale, processi di Budgetizzazione, automazione verso sistemi terzi. Leggi il dettaglio delle funzioni per processo di interesse:

Processi di vendita
Ticketing
Comunicazione
Documentale
Integrazione

VTE supporta nativamente i seguenti processi legati alla vendita:

Funzioni per la gestione del ciclo di vita del cliente

gestione dei Lead
gestione dei clienti potenziali
gestione dei clienti codificati e sincronizzazione con sistema gestionale
gestione delle sedi del cliente
gestione delle modalità di pagamento
gestione dei gruppi di aziende
gestione dei duplicati e normalizzazione delle anagrafiche
gestione delle liste con modifica di massa
gestione multivaluta
gestione multilingua

Funzioni per la gestione del ciclo di vendita

gestione delle campagne sia per Lead che per Contatto e Azienda
gestione della redemption delle campagne con possibilità di tracciamento delle aperture sugli invii fatti (aggangio con VTMAIL)
gestione delle opportunità di vendita con ciclo autorizzativo di approvazione (Macchina per Stati)
gestione delle offerte di vendita sia standard che a capitoli che a pacchetti di prodotti / servizi (Package di vendita e Preventivatore)
gestione ottimizzata dei layout di offerta tramite template word con possibilità di incorporare tabelle e contenuti dinamici oltre che campi
gestione prodotti, servizi e contratti di vendita
gestione listini di vendita
gestione convenzioni di vendita
gestione scontistica a prodotto/servizio o su tipo cliente

Funzioni per l'organizzazione della forza vendite

gestione organigramma commerciale sia verticale che orizzontale (per la gestione delle viste dei product manager)
gestione calendario con eventi concatenati e storico dei legami di creazione (padre di, figlio di) ecc.
regole di condivisione avanzate per poter creare eccezioni a qualsiasi livello organizzativo
gestione degli utenti provvisori
gestione delle provvigioni di vendita per agente/prodotto
gestione dei cicli di autorizzazione per figura coinvolta (Macchina per Stati)
gestione delle comunicazione interne tramite post-it virtuali (Modulo Comunicazione)

Funzioni per la budgetizzazione:

gestione dei processi di budget di tipo BOTTON UP (Modulo Budget)
gestione dei processi di budget di tipo TOP DOWN (Cruscotto di riepilogo generale)
reportistica
importazione di file da tracciati
suddivisione degli importi per anno di gestione

Funzioni per la mobilità:

gestione delle attività di vendita da Laptop e senza connessione (modulo Offline)
gestione delle attività di calendario, scheda cliente, contatto da SMARTPHONE (modulo mobile per IPHONE, NOKIA, BLACKBERRY)

Funzioni per la gestione dei Ticket in modalità standard:

- gestione dei Ticket con tracciamento delle modifiche e dei passaggi di stato
- gestione degli interventi eseguiti e delle attività da fatturare o meno
- gestione dei gruppi di lavoro e delle assegnazioni a gruppo
- gestione della documentazione in modalità PDF o DOC per invio al cliente
- gestione delle viste WEB per il cliente (Customer Portal)

Funzioni per la gestione dei Ticket in modalità avanzata:

- gestione dei workflow di approvazione (Macchina per Stati)
- gestione delle condizioni di approvazione (Modulo Conditional)
- gestione degli SLA di chiusura per prodotto, cliente, livello di servizio
- gestione dei livelli di escalation dei ticket
- rendicontazione e sistema grafico di rappresentazione degli andamenti

Funzioni per l'usabilità ampliata delle maschere di compilazione

Per garantire una compilazione quanto più semplice possibile delle maschere da parte degli utenti in base al tipo di processo da svolgere e al tipo di ruolo ricoperto, sono stati inseriti tre moduli fondamentali presenti esclusivamente sul VTE:
1) Macchina per Stati: matrice di gestione degli stati per condizione e tipo di utente
2) Gestione condizionale: ogni singolo campo può essere reso obbligatorio, visibile e modifabile in base al tipo di utente / valori della maschera del ticket
3) WorkFlow: sono di tipo evoluto in quando consentono di attivare processi esterni e di avere un contenuto dinamico

Funzioni per la gestione dei partner esterni

Per garantire l'acceso di utenti che partecipano al processo di gestione dei ticket ma che sono esterni alla struttura, è possibile creare degli utenti speciali che possono accedere con vario grado di personalizzazione alle maschere dell'applicazione.

Calendario interno

- gestione pubblico/privato
- gestione EVENTI e COMPITI
- gestione dei livelli gerarchici
- gestione delle catene degli eventi / compiti (Funzione "padre di, figlio di")
- gestione degli alert in modalità POPUP per avvisi interni
- Filtri per ottimizzazione delle liste di visualizzazione
- Colorazione delle viste in base all'utente assegnatario
- Personalizzazione delle viste in base agli utenti chiamati in causa

Modulo Comunicazioni Interno ( Modulo Notes )

- gestione delle comunicazioni interne per gruppi di lavoro
- gestione degli argomenti di discussione basati sui diversi moduli del VTE (es: apertura di una discussione interna su di un cliente, trattativa, prodotto)
- gestione dei post-it virtuali di avviso di partecipazione a qualche comunicazione
- registrazione delle argomentazioni dei diversi utenti
- archiviazione delle comunicazioni e possibilità di filtro sulle stesse (es: per sapere quante discussioni sono emerse su quel determinato prodotto)

Comunicazioni esterne

- gestione degli invii via mail su target di clienti piccoli, medi, grandi (Modulo VTMAIL)
- invio massivo di FAX
- invio massivo di SMS
- compilazione automatica di template in formato RTF, DOC per invio di comunicazione ai clienti utilizzando anche tabelle dinamiche dell'applicazione (es: tabella prodotti su modulo preventivo)
- tracciamento delle aperture, bounce, unsubscribe (Modulo VTMAIL)

Gestione sondaggi

Per la gestione dei sondaggi abbiamo agganciato all'applicazione un modulo per poter creare in autonomia dei sondaggi da inviare via mail ai clienti e sincronizzare le risposte nell'applicazione. In questo modo, viene archiviato il feedback del cliente direttamente nella sua scheda.

Archiviazione documenti processi standard

- possibilità di allegare documenti di vario tipo ai diversi moduli presenti nell'applicazione (es: clienti, progetti, preventivi)
- possibilità di creare dei documenti come modulo e relative funzioni (es: filtri, campi personalizzati per archiviazione, assegnazione ad utenti, accesso personalizzato)
- possibilità di creare cartelle di archiviazione in base alle proprie esigenze

Archiviazione documenti processi evoluti

- possibilità di creare dei flussi di approvazione dei documenti in base al tipo di utente
- possibilità di gestire i flussi di approvazione in base allo stato (Macchina per Stati)
- possibilità di visualizzare lo storico approvazione del documento

Gestione di processi "documentali" tipo moduli word

sostituzione dei moduli word utilizzati come standard nelle aziende con moduli personalizzati sui quali applicare le stesse logiche di approvazione e compilazione con i vantaggi di:
- usufruire dei dati già presenti nell'applicazione
- usufruire della profilazione degli accessi per utente già settata nell'applicazione
- utilizzare la gestione degli stati in modo strutturato (Macchina per Stati)
- tenere traccia di tutte le modifiche avvenute nell'arco del tempo
- rendicontare lo stato del processo in qualsiasi momento garantendo la chiusura del ciclo di approvazione

Integrazione ERP

sono disponibili le integrazione verso i seguenti sistemi ERP*:
- AS 400
- Edisoftware Onda Oceano
- FAMIGLIA ZUCCHETTI: AD HOC ENTERPRISE e AD HOC REVOLUTION
- FAMIGLIA TEAM SYSTEM: GESTIONALI GAMMA
- GALILEO
- JDEDWARDS
- MAGO
- ORACLE BUSINESS ONE
- SAP R/3: gestione sia del flusso di dati da e verso VTE che delle logiche di gestione del dato di SAP R/3 per consentire di mantenere identiche le regole di accesso al dato tra SAP ed il CRM.

Le integrazione possono essere sia con logica monodirezionale che bidirezionale e avvenire tramite tabelle di transito o web service a seconda delle esigenze.

Integrazione verso sistemi di posta

Possibilità integrarsi ai principali sistemi di posta sia lato server (es. Exchange) che lato client (es. Outlook).
Nel caso di integrazione lato server è possibile prevedere delle sincronizzazioni automatiche che permettano di aggiornare la scheda del cliente con le email da lui inviate o a lui spedite con delle particolari regole di filtro. In questo modo tutte le comunicazioni via mail vengono archiviate automaticamente senza necessità dell'intervento del singolo utente.

Integrazione verso altre applicazioni WEB

tramite i Web Service è prevista la possibilità di collegare l'applicazione a sistemi web quali:
- siti web: per la gestione dei contatti, dei lead in modo automatico
- siti di e-commerce: per l'archiviazione automatica degli ordini, la presentazione di prodotti e prezzi, la gestione delle offerte
- portali Intranet: l'applicazione può essere visualizzata come componente all'interno di portali intranet (es: Portlet in Java)

Integrazione verso sistemi di autenticazione

VTE supporta nativamente LDAP per l'autenticazione automatica al sistema.

* Può rendersi necessario disporre del supporto del consulente che ha configurato il gestionale per garantire la compatibilità completa dell'integrazione

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